Fundamentos del Valor del tiempo

En esta entrada, te contaré de qué va el curso que se titula “Fundamentos del valor del tiempo”, del autor Francisco Rábano. Llegó a mí por LinkedIn y decidí hacer un resumen de él, dejándote las lecciones que pude extraer y mis conclusiones.

La importancia del valor

El curso comienza hablando del valor frente al volumen.

Descarta esa manía de pensar que la productividad es solo cantidad. Más bien, ensalza la capacidad de hacer pocas cosas, pero hacerlas con excelencia.

En ese sentido, resalta la filosofía de “menos es más”, pero, además, tratando de llevar la simpleza y amar la mínima expresión en cada cosa que se realiza.

Tareas Como producto o como actividad

Divide las tareas en dos grupos: actividades y de producto.

Las tareas que se convierten en actividades son aquellas que suelen repetirse. Aquellas acciones que son sostenidas en el tiempo.

Las tareas de producto son más puntuales. Son cosas que se realizan para obtener un resultado concreto.

Da este consejo: cuando quieras hacer una tarea ¿qué es lo primero que debo hacer? Así lo llevamos a la mínima expresión, un paso a la vez. En vez de anotar la meta o tarea, vamos a lo inmediato y a lo más específico posible.

También enseña un truco superinteresante para vencer la procrastinación. En este caso, explica que las tareas tipo producto que suelen ser aquellas que más nos cuesta comenzar.

El truco es convertir todas las tareas en actividades, para favorecer el proceso automático y bajar la resistencia mental a empezar.

Entonces, si tienes que escribir un artículo sobre las visitas virtuales, lo que harías es proponer 25 minutos para dedicarte al tema.

Y ya, no tienes que terminar, no te ves obligado al resultado, pero sabes que hasta que suene la alarma estarás inmerso y totalmente concentrado en ese tiempo que le has dedicado.

Lo impresionante es que es muy fácil vencer el fastidio de empezar y es más fácil entrar en el estado de flujo cuando no tienes la frustración de obtener de inmediato el resultado.

Este truco es especialmente útil para tareas que son tediosas, te fastidian, que son largas o que son muy complicadas.

Además, yo agrego algo que me gusta de esta técnica y que se relaciona con el libro de MINIHÁBITOS y que, gracias a esto, podremos obtener una serie de pequeños éxitos en el día.

Esta sensación de que has logrado algo es maravillosa y la persigo porque muchas veces pasé horas y horas, sentada frente al ordenador para luego sentir al final del día que no había avanzado nada.

Las listas de tareas

A las listas de tareas, muchos les tienen miedo porque generar un efecto desmoralizador. Pero la verdad es que, desde hace muchos años, grandes empresarios han conseguido resultados sobresalientes al usar bien las listas de tareas.

Sus primeras menciones vienen de la experiencia del gigante del acero que deseaba aumentar la productividad de las empresas.

Hizo un concurso muy interesante con un jugoso premio para el que lograra aumentar la productividad de su empresa. Ivy Lee presentó su propuesta en la que cada trabajador tenía que ordenar sus 6 actividades más importantes. Lo que se conoce como la lista de las 6 tareas.

Allí nació la lista de tareas y aumentó exponencialmente la productividad de las empresas del hombre.

El método de Rábano: las 4 listas

Para el autor La lista debe ser sencilla, breve y priorizada.

Sus cuatro listas se titulan: TODAS, PRIORIDADES, HOY, REALIZADAS.

Lista “Todas”

Es una extensión de tu cerebro. Entra todo.

Es un volcado de datos de todo lo que querrías, deberías y podrías hacer. Esto permite sacar de la mente todo lo que tenemos pendiente. Se supone que esto libera de pensamientos rumiantes.

Esta lista no es para usarla y verla a cada rato. Es para quitar la presión de recordar cosas.

Quitar ese rumiar día a día. Pero si estamos todo el día al pendiente de ella, generamos el mismo efecto de frustración y ansiedad.

Esta la hacemos y la dejamos de lado.

Lista “Prioridades”

En ella solo debemos anotar 3 tareas que nos proponemos hacer cada día.

El autor explica que él hace listas de PRIORIDADES diarias, semanales, del mes y del trimestre.

Lista “Hoy”

Es una lista de tareas entrantes a realizar, después de las prioridades.

Este tipo de tareas que van apareciendo con carácter de “urgencia” son las que más nos llevan a malgastar el tiempo y nos alejan de nuestros propósitos. Son la esencia de lo que se conoce como falsa productividad.

Por eso, según aparezcan las tareas, hay que anotarlas en la lista de HOY.

Hacia el final del día, puedes atacar todas las tareas de la lista HOY y resolverlas todas juntas, por bloques. Así, lo que dominará tu día es la lista de prioridades.

Si nos sobra bastante tiempo después de las prioridades, podemos pasar cosas de la lista TODO y resolverlas ese día.

Lista “Hechas”

Es La lista que nos ayuda a generar endorfinas, que premia lo que estamos logrando.

No es justo minimizar el efecto que puede tener en nosotros lo que vamos consiguiendo. Al contrario, esta es una lista muy importante y especial dentro del proceso de gestión del tiempo que propone Rábano.

Todos los avances deberían celebrarse.

Además, en la lista de tareas hechas, puedes medir cuánto te acercan estas a tu propósito y si estás eligiendo bien tus prioridades.

Esta lista llamada HECHAS es tu historial eterno. Te ayudará a ver todo lo que vas haciendo y a reconocer mejor tu esfuerzo.

Aprender a priorizar

Puede ser que te cueste comenzar con el sistema de listas por falta de costumbre.

Hay aplicaciones móviles que también sirven como TASK, el calendario de Google, etc.

Priorizar es determinar adecuadamente la jerarquía que están tienen, según nuestro propósito y no según la urgencia con la que van surgiendo las cosas.

Algunos prefieren armar su lista de prioridades en la mañana, pero el autor prefiere hacerlo en la noche.

¿Cómo hacerlo? ¿Si mañana solo pudieses hacer una cosa, cuál escogería hacer?

Aquí explica la estructura de la lista de Prioridades.

Habla de que, en el día, hay una prioridad y dos objetivos. Lo primero es la prioridad, y luego, pasamos a realizar los dos objetivos. Pero ojo, no a la carrera, no para que sobre tiempo.

Haciéndolas bien, con excelencia.

Las prioridades de cada día

Si no estás seguro de que lo más importante que tienes que hacer al día siguiente es aquello que has escogido como prioridad, puedes recalibrar o replantearte.

Pero es importante que no cambies tus verdaderas prioridades por cosas “urgentes”.

En este caso, explicó la matriz de Eisenhower (ja, ja, ja, esta matriz me persigue y no me gusta hacerla. Siento que si decido en qué lugar de la matriz está cada cosa, ya se me fue el día).

El cierre del día

Este cierre se propone por el efecto Zeigárnik (nuestra mente recuerda mejor las tareas pendientes que las tareas completadas).

Nuestra mente nos recuerda constantemente que tenemos tareas pendientes. Por eso es que, si interrumpimos la ejecución de una tarea, nuestra mente le da tiqui tiqui tiqui de que queda algo por hacer.

Para evitar este efecto, aparte de las listas, es posible desarrollar un cierre de jornada que nos ayude a desconectar.

El ritual del autor incluye un repaso de las listas HOY y Prioridades.

Hacer un repaso mental de las actividades que hicimos a lo largo del día con su correspondiente tachado o signo de terminado.

Después, repasamos las 3 prioridades del día, que obviamente deberíamos haber logrado menos en casos excepcionales.

Luego a elegir las prioridades de mañana.

Otra parte del ritual ¿Qué he aprendido hoy?, ¿qué funcionó o no?, ¿cuántas veces me interrumpieron hoy?

Lo último, recoger y ordenar el espacio para empezar el día con buen ánimo.

Sobre mi experiencia con este sistema

Ya yo practicaba una especie de cierre del día y tenía la lista donde entra todo. Ahora, uso la lista de prioridades, pero lo que más me gustó de este sistema, fue el truco de pasar a actividades, las tareas de tipo producto.

Así, con un cronómetro en mano me resulta mucho más sencillo hacer cosas tediosas o a las que suelo huirle por otras razones.

Puedes ver el curso completo aquí: https://www.linkedin.com/learning/fundamentos-de-la-gestion-del-tiempo/

Y por favor, cuéntanos ¿qué te pareció?